1. Verbális és nonverbális kommunikáció

Az ügyfélszolgálat sikerét a verbális és nonverbális kommunikáció elemei egyaránt befolyásolják, tehát nem mindegy, hogy mit mondunk, és azt hogyan adjuk elő.

2. Ügyfélorientáltság

Az ügyfélorientáltság napjainkban rendkívül fontos. Kulcsfontosságú, hogy az ügyfélszolgálatban dolgozók partneri viszonyukat az ügyfelekkel megerősítsék, közösen keressenek megoldásokat a felmerülő problémákra, és így az együttműködő ügyfélszolgálat filozófiáját aktívan alkalmazzák.

3. Váratlan helyzetek

Váratlan helyzetek mindig előfordulhatnak. Megeshet, hogy valami nem terv szerint történik: egy levél nem érkezik meg időben, egy fontos munkatárs megbetegszik, az újsághirdetés hibásan jelenik meg stb. Ilyen helyzetek kezelésére az ügyfélszolgálatot fel kell készíteni.

4. Nehéz ügyfelek kezelése

A nehéz ügyfelek eredményes kezelése különleges érzéket és felkészültséget kíván. A vevőnek mindig van indoka a néha agresszív, provokatív viselkedésére. Ezeknek az indokoknak az alapos megismerése, az okok lehetőség szerinti feltárása fontos, mivel így lényegesen könnyebb a barátságos reagálás.

5. Kifogások és reklamációk kezelése

A kifogások és reklamációk kezelése gyakran nehéz feladat. Az üzleti partner kifogásában első lépésként a valódi okokat kell felfedni. A második lépésben a valós okokra történő válaszadás kell hogy következzen. Ezután az ügyfélszolgálatnak ellenőriznie kell, hogy a vevő elfogadta-e a válaszát. Ha  kétkedést tapasztal, abból kell kiindulnia, hogy indokait a partner megalapozatlan állításként kezeli. Ezért új érveket, megoldásokat kell keresnie.

6. Telefontréning

A telefontréning az ügyfélszolgálat számára igen fontos. A cég sikere szempontjából lényeges a kellemes hangulatú és rövid, ugyanakkor informatív beszélgetés.